MICROSOFT ACCESS

 USO Y APLICACIÓN DE ACCESS

¿Qué es Microsoft Access?

Microsoft Access es un software especializado en la creación y administración de bases de datos relacionales. Diseñado para usuarios que necesitan manejar grandes volúmenes de información, Access destaca por su flexibilidad y su capacidad para adaptarse a una variedad de necesidades empresariales y personales.

A diferencia de otras aplicaciones más complejas, Access combina una interfaz amigable con funcionalidades avanzadas, lo que lo convierte en una opción ideal tanto para principiantes como para usuarios experimentados. Además, su integración nativa con otros productos de Microsoft 365 permite potenciar su utilidad al máximo.

Microsoft Access es una de las herramientas más potentes para la gestión de bases de datos. Diseñada pensando en la facilidad de uso y en la eficiencia, Access permite a los usuarios organizar, administrar y analizar datos de forma efectiva. A lo largo de este artículo, exploraremos qué hace especial a esta herramienta y cómo puede ser utilizada para resolver necesidades específicas de bases de datos.

Es una herramienta multifuncional que tiene aplicaciones prácticas en una amplia variedad de sectores. Su propósito principal es facilitar la gestión eficiente de bases de datos, pero su versatilidad le permite adaptarse a múltiples necesidades, desde la organización de información hasta la creación de soluciones personalizadas. A continuación, detallamos las principales áreas donde Microsoft Access es una solución clave.

ANTECEDENTES

Access 2.0 (1993): La versión 2.0 trajo mejoras en la estabilidad y funcionalidad, añadiendo más capacidades de programación con el lenguaje VBA (Visual Basic for Applications).

Access 95 (1995): Coincidiendo con el lanzamiento de Windows 95, esta versión se integró mejor con otros productos de Microsoft Office y ofreció una interfaz de usuario más moderna.

Access 97 (1997): Introdujo nuevas características de desarrollo y mayor integración con Internet, permitiendo a los usuarios publicar bases de datos en la web.

Access 2000 (1999): Con esta versión, Access comenzó a soportar más capacidades de SQL Server, mejorando su utilidad en entornos empresariales más grandes.

Access 2003 (2003): Mejoras en la seguridad y la capacidad de trabajar con datos XML fueron las características destacadas de esta versión.

Access 2007 (2007): Introdujo la interfaz de usuario Ribbon, facilitando el acceso a las funciones y herramientas. También añadió el nuevo formato de archivo ACCDB, reemplazando el antiguo MDB.

Access 2010 (2010): Presentó la integración con SharePoint, permitiendo a los usuarios publicar sus bases de datos en la web y mejorar la colaboración.

Access 2013 (2013): Enfocada en la conectividad con servicios en la nube y mejoras en la creación de aplicaciones web.

Access 2016 y 2019: Continuaron mejorando la integración con Office 365 y los servicios en la nube, ofreciendo más herramientas para la creación y gestión de datos.

Estado actual: Hoy en día, Microsoft Access sigue siendo una herramienta valiosa para muchas pequeñas y medianas empresas. Aunque su uso ha disminuido en comparación con los años 90 y principios de los 2000 debido al auge de sistemas de bases de datos más avanzados y la migración a soluciones basadas en la nube, Access todavía ofrece un conjunto único de características que lo hacen útil en ciertos contextos.

CARACTERÍSTICAS

Diversas plantillas modernas: Access incluye diferentes plantillas simplificadas para adaptarse a nuestras necesidades. Estas plantillas nos permiten crear base de datos con facilidad y utilizarlas como aplicaciones sin necesidad de tener conocimiento de programación.

Es una buena herramienta para quienes no tiene mucha experiencia en la creación y administración de base de datos. En la pestaña de “Archivo” estarán las diferentes plantillas disponibles con formularios, informes, tablas, o con diversos campos que ya vienen creados por defecto.

Exportar datos:Access también nos permite exportar nuestros datos con facilidad, sin importar la cantidad de datos y si estos están vinculados a fuentes diferentes. Entre sus opciones, nos permitirá exportarlos a Excel con facilidad.

Para usar esta función, debes dirigirte a la pestaña de “Datos Externos” > Administrador de tablas vinculadas > Exportar a Excel. 

Exportar bases de datos en PDF:Otra particularidad de este software es que podremos exportar nuestra base de datos en formato PDF. Esto es muy útil para compartir nuestras bases de datos con otros usuarios que no tengan el mismo software y puedan verlas como si fueran imágenes. Con esta función, podrán abrir el archivo en Adobe Reader sin ningún problema.

Para hacer esto solamente debes dirigirte a la pestaña de “Datos Externos ” y luego escoge la opción: “PDF o XPS”.  Guarda el archivo y listo. Tendrás tus bases de datos en PDF.

Consultas: Una función que va a encantar a los que conocen la sintaxis de SQL es aquella que nos permite hacer consultas. Esto nos permitirá obtener información de todos los datos que hemos creado en nuestras tablas y se usa la misma sintaxis de SQL.

Debemos dirigirnos a “Crear” > “Diseño de Consulta”. Una vez allí, agregaremos las tablas que queremos consultar y podremos ingresos las consultas que deseamos hacer. Luego, debes hacer clic en la opción “Ejecutar” que se encuentra en la parte superior izquierda. Hecho esto, tu consultará está lista.

Tell me:Esta función se encuentra integrada en la cinta de funciones superior, en la pestaña que dice: “¿qué deseas hacer?”. Gracias a esta función, podemos hacer consultas, crear formularios, tablas, informes y otras funciones.Para utilizarla, solo es necesario hacer clic sobre ella e indicar lo que deseamos buscar.

 Soluciones personalizadas con VBA: VBA o Visual Basic para Aplicaciones es un lenguaje de programación que es completamente compatible con Microsoft Access. Con este lenguaje podremos trabajar en nuestras bases de datos de una manera sencilla.Algunas de las soluciones posibles son: automatización avanzada, obtener errores, validación de datos y otros más. Todo esto se ejecutará una vez que iniciemos el software.  

USOS Y APLICACIONES

• Gestión de bases de datos: Permite crear, organizar y mantener bases de datos estructuradas con múltiples tablas relacionadas.

• Automatización de tareas: Puedes usar macros y Visual Basic for Applications (VBA) para automatizar procesos repetitivos.

• Creación de formularios: Facilita la entrada de datos mediante formularios personalizados e interactivos.

• Generación de informes: Produce informes visuales y detallados para análisis, presentaciones o impresión.

• Consultas avanzadas: Realiza búsquedas, filtros y cálculos complejos para extraer información específica

VENTAJAS

• Facilidad para integrar: Las bases de datos access funcionan muy bien con muchos de los programas para desarrollo de software basados en Windows. También se pueden utilizar sus tablas en productos tales como Microsoft SQL Server y en otros no basados en Microsoft tales como Oracle y Sybase.

• NET-amigable: Las bases de datos access son también una buena opción para los usuarios que tengan la intención de desarrollar software utilizando .NET ya que Ms Access y .NEt se pueden vincular. Además, la interfaz gráfica de usuario de MS Access también puede ofrecer fácil funcionalidad y posibilidades de configuración.

• Fácil de instalar y usar: Para crear bases de datos access basta con instalar Microsoft Access y esto es algo que cualquier administrador de bases de datos puede hacer en solo unos pocos minutos, quedando un sistema de gestión de base de datos relacional completamente funcional. Al igual que muchas otras aplicaciones de Microsoft, Access contiene asistentes que te guían a través de cada paso del camino. La interfaz de usuario es intuitiva, acelerando la recuperación de datos.

• Puede ser colocada online: Aunque todavía tiene limitaciones de número de usuarios con conexión simultánea, cuando se tiene necesidad de usuarios remotos, se le puede dar control total y funcionalidad a una base de datos access de modo que el teletrabajo pueda convertirse en una opción viable para los administradores de bases de datos.

• Muy popular: Microsoft Access es el sistema de base de datos de escritorio más popular en el mundo por lo que las bases de datos access pueden ser entendidas por la mayoría de usuarios de bases de datos.

• Capacidad de almacenamiento conveniente: Una base de datos access puede almacenar hasta 2 GB de datos lo cual es más que suficiente para una gran mayoría de desarrollos.

• Ahorras dinero: Microsoft Access es cientos de dólares más económico que otros sistemas más grandes; ofreciendo las funcionalidades y uso similares.

• Soporte multi-usuario: La versión 2016 de MS Access permite hasta 255 usuarios concurrentes.

• Importación de datos: Microsoft Access hace que sea muy fácil importar datos.

DESVENTAJAS

• Capacidad Finita:  las bases de datos access son útiles para pequeñas y medianas empresas o departamentos individuales. Cualquier sector cuyo uso vaya más allá de las 2 GB tropezará con una pared y descubrirá las limitaciones.

• Structured Query Language (SQL): SQL para MS Access no es tan robusto como MS SQL Server u Oracle, por nombrar sólo unos pocos.Las transacciones críticas a tiempo son difíciles de gestionar: Si generas datos que necesitan ser utilizados o distribuidos inmediatamente, las bases de datos access puede que no sean las más adecuadas para ti. Piensa en Access como una base de datos a largo plazo para la minería de datos y el análisis de diversas métricas.

• Podría haber problemas de seguridad: Si tu base de datos necesita ser protegida por extensos protocolos de seguridad de base de datos, entonce Access puede que no sea la mejor opción. Puedes evitar este problema mediante el uso de Access en el front-end de un servidor SQL, pero no todas las empresas tienen ese nivel de infraestructura y todavía crean datos sensibles que deben protegerse.

• Múltiples sistemas operativos Windows podrían corromper la base de datos:  Es posible que en tu red existan varios sistemas operativos Windows en diferentes ordenadores que son utilizados para distintos uso en tu empresa. Desde un Windows 98 al actual de Windows 10. Cuando se comparte una base de datos con los usuarios de sistemas operativos mezclados, es posible que se pueda corromper la información que se está recogiendo.

• Un solo archivo: Toda la información de tu base de datos se guarda en un solo archivo. Esto limita las opciones y cómo elegir utilizar los datos. Ralentiza informes, consultas y formularios. Su rendimiento se va volviendo lento conforme el usuario va escalando el tamaño de los datos. Los datos multimedia pueden llenar el límite de espacio MS Access rápidamente.

• Límite de usuarios: el límite técnico de las bases de datos access es de 255 usuarios al mismo tiempo, pero el límite real es de entre 10 y 80 (según el tipo de aplicación).

• Todavía hay una curva de aprendizaje que se necesitará seguir: Microsoft Access tiene un diseño relacional relativamente pobre, lo que puede hacer que sea difícil para algunos usuarios aprender a utilizar o acceder a los formularios de bases de datos. Los controles y formularios también pueden ser difíciles de personalizar o adaptarse a ciertas necesidades y también, por lo general, debes tener un conocimiento básico de lenguaje de programación SQL para tener mejores posibilidades de éxito.

CONCLUSIÓN

Pienso que Microsoft Access es una herramienta versátil y accesible que permite gestionar bases de datos de forma eficiente, automatizar tareas repetitivas, y generar información valiosa mediante formularios, consultas e informes. Su capacidad de integrarse con otras plataformas de Microsoft lo convierte en un aliado estratégico tanto para proyectos personales como profesionales, especialmente en sectores donde el control de datos es fundamental.

Desde una perspectiva personal si pudiera tener opiniones propias diría que Microsoft Access es como ese amigo confiable que no siempre llama la atención, pero que está ahí cuando realmente lo necesitas. A pesar de que no es tan glamoroso como herramientas más modernas o tan robusto como sistemas de bases de datos a gran escala, tiene un encanto especial: su equilibrio entre potencia y accesibilidad.

En resumen, me parece una gran herramienta para empezar a trabajar con bases de datos o para soluciones internas pequeñas o medianas. Te da autonomía y orden, siempre que no se le exija más de lo que puede dar.